Apa yang terjadi dengan laporan kemajuan mingguan?

Beberapa departemen bisnis telah menghilangkan laporan kemajuan mingguan demi pertemuan tim, karyawan, atau kasus. Sementara manajer lain menuntut banyak waktu dihabiskan dalam rapat, karyawan mereka harus kembali ke alat tertulis yang telah terbukti berhasil dalam komunikasi bisnis di masa lalu. Ada pro dan kontra untuk kedua opsi tersebut. Misalnya, rapat dapat menghasilkan ide-ide baru, menemukan solusi untuk masalah kelompok, dan membantu pengambilan keputusan yang efektif. Ini adalah para profesional dari pertemuan itu. Kelemahan terbesar yang diperhatikan kebanyakan orang adalah biaya pertemuan tepat waktu yang dapat digunakan untuk bisnis lain. Ini benar jika rapat tidak produktif dan sama sekali tidak menggerakkan kerja tim atau individu. Trik yang membuat frustrasi ini sering terjadi dalam rapat yang diadakan secara ketat untuk menempatkan orang lain pada apa yang dilakukan orang lain. Sebagian besar pertemuan paling baik diadakan ketika partisipasi dan aktivitas kelompok diperlukan.

Keuntungan dari kembali ke alat komunikasi tertulis seperti laporan kemajuan mingguan (atau bulanan) adalah bahwa ini memaksa individu untuk fokus pada apa yang paling penting untuk departemen atau bisnis mereka, mereka hanya mencari bantuan sesuai kebutuhan, dan mereka mempresentasikan ide mereka sendiri untuk solusi bersama dengan rencana implementasi. Tentu saja, keuntungan lainnya adalah mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menghadiri pertemuan. Kelemahan dari laporan kemajuan adalah bahwa beberapa kerja sama dengan tim atau karyawan lain hilang, kurangnya pertemuan dapat mengakibatkan hilangnya persahabatan atau semangat tim, dan solusi atau keputusan individu mungkin tidak sebaik apa yang telah dicapai tim. dengan. Namun, pro di sini adalah bahwa keputusan dapat dicapai lebih cepat.

Apakah kemajuan dilaporkan dalam laporan tertulis atau disajikan sebagai bagian dari pertemuan, manajer kelompok harus menentukan dengan tepat apa yang seharusnya ada dalam laporan kemajuan. Mengembangkan dan menggunakan format kemajuan standar akan membantu individu fokus pada apa yang penting bagi manajemen mereka dan tidak membuang waktu untuk melaporkan kegiatan sehari-hari atau kejadian yang tidak disengaja. Dalam jangka panjang, manajer juga menghemat waktu yang berharga karena mereka mendapatkan informasi yang tepat yang mereka inginkan dan menjelaskan bagaimana mereka dapat membantu bawahan langsung mereka melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik. Berikut adalah empat komponen berurutan dari laporan kemajuan yang telah bekerja dengan baik untuk manajer di masa lalu.

A. Laporkan statistik terkait pekerjaan atau metrik status ke sasaran.

Ini adalah data numerik yang terkadang ingin dilihat oleh manajer tetapi dapat dilewati saat mereka sedang terburu-buru. Ini akan menjadi tujuan pribadi dan terkait pekerjaan untuk kontributor individu atau kelompok dan tujuan proyek untuk manajer tingkat bawah dan pemimpin tim.

NS. Soroti pencapaian utama atau proyek prioritas tinggi.

Manajer akan menetapkan batas jumlah item yang dapat disertakan dalam laporan kemajuan. Ini membantu reporter kemajuan fokus hanya pada item berprioritas tinggi. Sebagian besar manajer akan membatasi 5 hingga 5 untuk kontributor individu atau 3-5 untuk manajer proyek dan pemimpin tim.

NS. Jelaskan masalah, hambatan, atau masalah yang dihadapi beserta kemungkinan alternatif yang dipertimbangkan dan solusi yang Anda rencanakan untuk diterapkan.

Di bagian ini, manajer menemukan segala sesuatu yang mungkin mempengaruhi kemampuan individu untuk melakukan pekerjaan terbaik atau kemungkinan penyebab masalah tim atau proyek yang tergelincir. Jika orang yang mengirimkan laporan sangat percaya diri dan mampu, bagian ini harus berisi lebih sedikit item daripada yang tercantum di area pencapaian. Jika bagian ini mengandung banyak masalah, individu tersebut mungkin memerlukan pembinaan untuk membangun kepercayaan dirinya atau seorang mentor untuk membantunya menjadi lebih mampu.

Dr.. Jelaskan bagaimana manajer dapat membantu.

Dalam hal ini, manajer akan menjadi orang yang mendapatkan laporan kemajuan. Jika ini adalah laporan tertulis, bagian ini sering kali menjadi tempat pertama yang dibaca manajer. Kemudian manajer membaca kembali laporan tersebut untuk memahami kebutuhan dengan lebih baik. Dengan cara ini manajer akan mengetahui apakah dia perlu berbicara di telepon dengan orang yang memberi kemajuan atau merencanakan pertemuan untuk berbicara dengan orang tersebut. Jika laporan kemajuan disajikan pada pertemuan, seseorang mungkin secara sukarela membantu atau memberikan solusi potensial selama departemen masalah dan bantuan manajer tidak lagi diperlukan.

Menggunakan empat komponen laporan kemajuan standar memudahkan orang untuk menulis laporan, merencanakan presentasi rapat, atau hanya membicarakan topik terkait pekerjaan untuk difokuskan. Fokus yang memadai tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga membantu dalam memilih hal yang tepat untuk komunikasi. Gunakan empat komponen ini untuk laporan tertulis atau sebagai sub-agen individu dalam rapat tim bisnis atau kasus untuk memastikan semua orang fokus pada item bisnis dengan prioritas tertinggi.

Memahami apa yang membuat laporan kemajuan yang baik dan pro/kontra melakukannya dalam rapat atau pencetakan akan membuat manajer dan bawahan langsung mereka lebih efisien dan laporan mereka lebih efektif. Saat mencoba menentukan cara kerja laporan kemajuan, pertimbangkan pro dan kontra beserta manfaat dan biayanya. Kemudian tentukan jenis metode pelaporan kemajuan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis dengan melihat tujuan pertemuan secara keseluruhan dan alasan utama laporan tersebut.

Leave a Reply

Comment
Name*
Mail*
Website*